Einfaches Portfolio-Management
(EPfM)
EPM ist die Basis
Wie EPgM baut EPfM formal und inhaltlich auf EPM auf. Es übernimmt den minimalistischen Ansatz und damit auch die Zielrichtung von EPM. Außerdem nutzt es weitgehend dieselben Daten. Ergänzt werden lediglich all jene projektübergreifenden Angaben, die zum Steuern des Portfolios benötigt werden.
Auch der Datenpflegeaufwand ist dem von EPM vergleichbar. Da nur wenige Angaben zusätzlich gepflegt werden müssen, fällt auf Portfolioebene nicht mehr Arbeit an als auf Projektebene.
Unterstützte Prozesse
EPfM unterstützt Portfolio-Managementprozesse über interaktive Dashboards, wie sie auch bei EPM und EPgM zum Einsatz kommen (ein Beispiel finden Sie unten). Bereits ihre Grundkonfiguration wird den betrieblichen Managementprozessen angepasst. Darüber hinaus ermöglichen Auswahlfunktionen und Filter die Anpassung der Übersichten an die jeweilige Fragestellung.
Getroffene Entscheidungen gelangen durch die Modifikation der entsprechenden Inputdaten mit wenigen Mausklicks ins Dashboard. Auf diesem Weg kann EPfM auch Aktivitäten wie die Umpriorisierung von Projekten, die Neuzuordnung von Ressourcen oder die Modellierung von Szenarien unterstützen. Falls solche Aktivitäten in einem anderen Tool erfolgen, stellt EPfM sämtliche dafür benötigten Daten bereit.
Reporting
Die Dashboards stellen für sich bereits Berichte dar. Sie bieten sich als Standardberichte an, da sie automatisiert erstellt werden und sich mit geringem Aufwand auf Stand halten lassen . Sie können aber auch als Input-Lieferanten dienen, indem sie einzelne Metriken oder Graphiken für andere Berichte bereitstellen.
Controlling
Die Dashboards enthalten standardmäßig diverse Finanz- und Termin-KPIs sowie Soll/Ist-Vergleiche. Sie stellen damit - und über ihre Verknüpfung mit den übrigen Daten - den idealen Ausgangspunkt für die Analyse von Planabweichungen und die zugehörige Maßnahmenplanung dar.
Priorisierung
Die Dashboards helfen bei der Priorisierung von Projekten, indem sie Abhängigkeiten zwischen den Projekten aufzeigen und angeben, welches Projekt welche strategischen Ziele unterstützt. Die jeweils aktuelle Priorisierung lässt sich leicht anhand verschiedener Kennzahlen und Statusangaben erkennen.
Ressourcen-Management
Neben dem aktuellen und dem geplanten Einsatz der Mitarbeiter (Zuordnung zu Projekten), der Auslastung von Schlüssel-Ressourcen und dem künftigen Bedarf an Manpower und Fähigkeiten stellen die Dashboards dem Portfolio-Manager noch viele weitere Angaben für die Ressourcenplanung zur Verfügung.
Risiko-Management
In den Dashboards können die Risiken der einzelnen Projekte wie auch des Portfolios als ganzem angezeigt werden. Die Angaben umfassen neben der Risikobeschreibung auch die Risikobewertung (Kritikalität) und die geplanten Maßnahmen. KI-Tools können für die Identifizierung und Bewertung der Risiken herangezogen werden (siehe auch hier).
Nutzen-Management
Indem der EPM-Datensatz den Bogen von den Liefergegenständen der einzelnen Projekte über die erwarteten Benefits bis zu den strategischen Zielen des Unternehmens schlägt, lässt sich im Dashboard einfach nachvollziehen, welche Projekte den erwarteten Nutzen gebracht haben und welche das meiste zukünftige Nutzenpotenzial aufweisen.
Portfolio Dashboard
Das Dashboard ist flexibel gestaltbar, sowohl hinsichtlich der gewählten Performance-KPIs als auch der Art ihrer Darstellung. Die EPfM-Datenstruktur lässt hier breiten Spielraum. Das folgende Beispiel besteht aus 6 Seiten. Sie dienen der Illustrierung dessen, was möglich ist, schöpfen das Potenzial aber nicht aus. Haben Sie konkrete Darstellungswünsche? Sprechen Sie uns an.
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