EPM - maximal einfach

- Alle Daten in einer Datei
- auf Knopfdruck aktualisierte Übersichten
- Datenpflege ist schnell erledigt

Einfaches Projektmanagement

Einfaches Projektmanagement (EPM) ist ein Ansatz, der in allen Bereichen auf möglichst einfache - und damit Zeit und Kosten sparende - Mittel setzt, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern. Indem EPM alles weglässt, was zur Erzeugung des Outputs nicht unbedingt erforderlich ist, schafft es mit minimalem Aufwand den größtmöglichen Anwendernutzen.

Methode

EPM wurzelt im Earned Value Management (dessen prominentester Nutzer vermutlich das Pentagon ist). Weitere wichtige Bausteine sind die rollierende Planung und die Größenbestimmung durch Expertenschätzung.

Software

Bei der Umsetzung von EPM setzen wir bewusst auf Standard-Software von Microsoft: Excel und Power BI (alternativ: PowerPoint). Sie ist in den meisten Unternehmen bereits vorhanden, so dass die Implementierung von EPM keine Zusatzkosten erzeugt.

Datenhaltung

Für die Daten gilt bei der Erhebung wie bei der Ablage der Grundsatz: so wenig wie möglich, so viel wie nötig. EPM setzt auf handliche Übersichten mit möglichst wenigen und zugleich möglichst leicht zu beschaffenden Angaben.

einfach

Die Datenstruktur ist aufs Wesentliche reduziert, umfasst aber alle Angaben, die zur Berechnung aller gängigen Performance-KPIs erforderlich sind. Das Herzstück bildet der Meilensteinplan. Alle weiteren Angaben, in Summe etwa noch einmal so viele wie im Meilensteinplan, finden in acht Übersichten Platz. Gespeichert werden die Daten in einer einzigen Datei. Das Beste: Weil immer nur ein kleiner Teil der Daten aktualisiert werden muss, dauert die Datenpflege nur rund 15 Minuten (+/- 5 min).

klar & transparent

Auf Basis der Tabellendaten entstehen auf Knopfdruck klare, instruktive Berichte. Auch sie konzentrieren sich auf das Wesentliche: Liefertermin, Arbeitsfortschritt, Kosten. Die Auswahl der Performance-Angaben und die Art der Darstellung können dabei leicht an die Bedürfnisse der Adressaten angepasst werden.

Beispiele

effizient

Die Berichte werden cloudbasiert an zentraler Stelle abgelegt. Dort können sie von allen Berechtigten aufgerufen werden. Auf diese Weise zahlt sich jedes Update doppelt aus: Es ermöglicht die Echtzeitanalyse der Projektperformance. Und es liefert die Grundlage für bessere, weil datenbasierte Entscheidungen zur Erreichung der Projektziele.

flexibel

Excel und Power BI machen die Gestaltung der Dashboards maximal flexibel. Mit ihnen können sowohl die Datenstruktur als auch das Datenmodell jederzeit modifiziert werden. Sie können Datenelemente ergänzen, Verknüpfungen lösen oder neue herstellen. Sie können Angaben wie Forecasts mit einer Formel berechnen oder menschliche Schätzungen anzeigen. Das Tool passt sich Ihren Vorstellungen an.

skalierbar

EPM eignet sich insbesondere für Projekte mittlerer Größe und geringer Komplexität (0,5-2 Mio. Euro Budget, überschaubare Zahl an Teilprojekten und Lieferanten). Es lassen sich aber auch deutlich kleinere oder größere Projekte mit EPM abbilden. Zudem kann es als Basis für ein entsprechendes Multiprojekt- und Programm-Management verwendet werden.

Project Dashboards

Die Dashboards sind individuell gestaltbar (siehe oben). Sie bestimmen, welche Metriken in welcher Form dargestellt werden sollen. Nachfolgend haben wir einige Beispiele zusammengestellt.

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